Resurssipooli - Talpan sisäinen varamiespalvelu

14.12.2017 / Henkilöstö

Resurssipooli on Talpan sisäinen työnteon voimavara, jossa on neljä vakituista työntekijää. Idean kehittäjä, ostolaskujen taloussihteeri Teemu Planting, kuvailee resurssipoolin ideaa talonsisäiseksi varamiespalveluksi. Resurssipoolin pilotointi aloitettiin ostolaskupalveluissa joulukuussa.

Poolin idea on yksinkertainen: kun palvelualueella on ruuhkaa, resurssipoolilaiset tulevat apuun. Tarve resurssipoolille onkin ilmennyt suoraan arjen työssä, jossa tiimeillä tulee eri aikaan ruuhkaisia hetkiä – poikkeuksena kaikille kiireinen tilinpäätösaika. Idean kehittämisen lisäksi Teemu Planting organisoi pilottia.

Pooli edustaa uudenlaista tapaa ajatella työn tekemistä – aluksi pilotin kautta ostolaskupalveluissa ja sen jälkeen mahdollisesti muualla talossa yli palvelurajojen. Poolin kautta palvelun tuottaminen nähdään yhtenä isona kokonaisuutena. Samalla se mahdollistaa hyvän palvelun tarjoamisen asiakkaille.

Resurssipoolilaisten työnkuvaa lähestyttiin ohjeistuksen kautta. Syksyn aikana palvelualueiden eri tehtävistä on laadittu yhtenäisiä ja yksityiskohtaisia ohjeita, joissa on käytetty samaa pohjaa. Ohjeiden perusteella asiaan perehtymättömänkin tulisi pystyä tarttumaan tehtävään.

”On kaikkien etu, että talpalaisten moniosaajuuden ja valmiuden avulla pystytään tarjoamaan laadukasta ja kilpailukykyistä palvelua”, Teemu korostaa resurssipoolin ydinsanomaa.

Vakituista osaamisen kehittämistä

Resurssipooliin valitaan ostolaskupalveluista neljä vakituista työntekijää, yksi jokaiselta palvelualueelta. Vapaaehtoiset auttavat tarvittaessa mahdollisuuksien mukaan vakinaisia poolilaisia.

”Aluksi resurssipoolilaiset tekevät niitä töitä, jotka ovat simppelisti omaksuttavissa, helppo opettaa ja nopeita tehdä. Kun yksinkertaiset tehtävät hallitaan, osaamista voidaan syventää”, Teemu kuvailee työn tekemisen tapaa.

Raportti kertoo avun tarpeen

Resurssipoolilaiset tekevät päivittäistä työtilanteen seurantaa ja raportoivat luvut palvelukoordinaattoreille. Tekemättömien työtehtävien tiedot kerätään BIP:istä, minkä jälkeen niistä on mahdollista muodostaa vertailukelpoinen yhteenveto kaikkien eri toimialojen tai tiimien työtilanteesta. Kokonaisluvuista muodostetut lyhyet raportit ja visuaaliset pylväsdiagrammit sisäisestä töiden jakautumisesta ovat työkalu, josta työtilanteen voi hahmottaa yhdellä silmäyksellä.

”Lukujen pohjalta nähdään, missä avun tarve on suurin. Kuukausittain ja viikoittain ennakoidaan tilannetta ja tulevia ruuhkahuippuja yhdessä palvelukoordinaattorien ja palvelupäälliköiden kanssa, mutta poolilaiset sijoittuvat palvelualueille lopulta päivittäisten raporttien pohjalta. Jos kahdella palvelualueella tarvitaan tekijöitä yhtä paljon, poolilaiset tekevät ensin päivän töitä yhdellä palvelualueella ja siirtyvät seuraavana päivänä toiseen. Poolilaiset keskitetään yhdelle palvelualueelle kerralla: näin tulokset saadaan parhaiten näkyviin”, Teemu kertoo.

Palvelukoordinaattoreiden ja poolilaisten kanssa pidetään säännöllisiä palavereja tilanteen seuraamiseksi. Palavereissa katsotaan yhdessä, miten työnkuvaa voisi kehittää ja missä asioissa osaamista voidaan syventää. Poolilaiset ovatkin tärkeimpänä voimavarana luomassa yhdessä uutta työkulttuuria Talpaan.