Uusi toimintaohje matkahallinta- järjestelmän hyväksyjille, puoltajille ja tarkastaja /sihteereille

17.12.2019 / Matkahallinta

M2- matkahallinjärjestelmässä on omat roolit matkasuunnitelman puoltoon ja hyväksyntään. Roolien pitää olla toimialan, virastojen ja liikelaitosten delegointisäännön mukaisia. Talpa on yhdessä sisäisen tarkastuksen kanssa tehnyt toimintaohjeen, joka täydentää kaupunginkanslian toukokuussa antamaa matkustusohjetta.

Matkahallintajärjestelmässä puolletaan ja hyväksytään matkasuunnitelmia ja laskuja kulloinkin voimassa olevien delegointipäätösten mukaan. Myös matkasuunnitelman päätöksentekijä määräytyy toimialan, virastojen ja liikelaitosten HR-delegointipäätösten mukaisesti.

Virkamatkaesitys eli matkasuunnitelma tulee olla hyväksyttynä ennen kuin matkan tilaa. Matkaa tilattaessa noudatetaan kaupungin hankintaohjeita ja käytetään kaupungin kilpailuttamia matkapalveluita.

Virkamatkat voivat olla kotimaassa, Euroopassa tai Euroopan ulkopuolella tapahtuvia. Matkahallinjärjestelmään on perustettu uusi matkatyyppi "VM, kotimaa ja Viro" eli Viroon suuntautuvien virkamatkojen osalta päätösvalta määräytyy samoin kuin kotimaan virkamatkoista päätettäessä. Euroopan ulkopuolisille matkoille on aina haettava matkasuunnitelman hyväksyntä toimialan, viraston tai liikelaitoksen päälliköltä. Lähiesimiehen tulee huolehtia siitä, että matkalle lähtijällä on etukäteen tiedossa matkakorvausten maksamisen periaatteet.

Matka- ja kulukorvaukset viedään Talpassa tulorekisteriin. Tulorekisteristä jokainen palkansaaja voi seurata omaa tulokertymäänsä. Tulorekisterin tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi työssään matkustava tekee ja hyväksyttää matkalaskut matkahallintajärjestelmässä viivytyksettä matkan jälkeen. Lue lisää Matka- ja kilometrikorvaukset siirtyvät tulorekisteriin (julkaistu 18.11.2018).

M2-toimintaohjeeseen on koottu tärkeimmät järjestelmän käyttöön liittyvät asiat (ohje pohjautuu Kanslian matkustusohjeeseen):

  1. Matkahallintajärjestelmän hyväksyjä -roolit
  2. Matkasuunnitelman tarkastaminen ja puoltaminen
  3. Matkasuunnitelman hyväksyntä
  4. Matkalaskun, kilometri/kuluveloituksen ja luottokorttioston hyväksyntä
  5. Matkahallintajärjestelmän eri käyttäjäryhmien roolit
  6. Tärkeimmät linkit ja yhteystiedot

Matkustusohje, Kanslia/Heos, 24.05.2019 19HeosKi2505.pdf

Matkahallinnan sivut Helmi-intrassa > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Matkahallintapalvelut

Valokuva: Julius Konttinen /Helsinki Media Bank