Varattu työmatka peruuntui, mitä teen?

19.03.2020 / Matkahallinta

Kaupunki on linjannut, että ulkomaille tai kotimaahan suuntautuvia virkamatkoja ei tehdä. Jos jo varattu työmatka peruuntuu tai siirtyy, matkalasku pitää poistaa M2-järjestelmästä ja kirjata kuluna palvelumaksu, jonka matkatoimisto veloittaa matkan perumisesta. Lisäksi mahdollisesti saatu matkaennakko pitää palauttaa kaupungin tilille.

Jos jo varattu virkamatka peruuntuu tai siirtyy, matkalasku pitää poistaa M2-järjestelmästä ja kirjata kuluna palvelumaksu, jonka matkatoimisto veloittaa matkan perumisesta. Lisäksi mahdollisesti saatu matkaennakko pitää palauttaa kaupungin tilille.

M2: Toimi näin, kun matka peruuntuu (pdf)

Lentoliput, hotellit, osallistumismaksut ja yms. (Ei GBT-matkatoimisto)

Peruutettujen virkamatkojen maksettujen kulujen palautusten Helsingin kaupungin pankkitilitiedot on:

Saaja Helsingin kaupunki IBAN FI 06 8000 1200 0626 37 BIC DABAFIHH
Selitteeseen tieto: M2-matkalasku

Ilmoittakaa maksuliikenteeseen palautettava määrä sekä yritys, joka palauttaa suorituksen ja palautetun suorituksen kirjanpidon tiliöinti. Maksuliikenteen sähköpostiosoite on:Talpa.Maksuliikenne@hel.fi.

Tiliöinti löytyy peruutetusta matkalaskusta M2-järjestelmästä. Tämän jälkeen voitte poistaa matkalaskun. Jos tiliöintiä ei ole tiedossa, ottakaa yhteys oman toimialan, liikelaitoksen tai viraston talouteen.

Helsingin kaupungin muut maksamat kulut (Ei GBT-matkatoimisto)

Virkamatkat muiden toimijoiden kuin GBT matkatoimiston maksamat kulut, jotka Helsingin kaupunki on maksanut, ei käsitellä M2-järjestelmässä, vaan hyvitykset tulevat ostolaskuna tai palautuksena Helsingin kaupungille.

Omalla rahalla, luottokortilla tai pankkikortilla maksetut kulut

Haetaan M2-järjestelmän kautta kuluveloituksena, selitteeseen selvitys viite esim. peruutettuun matkalaskuun ja lähetys hyväksyntään.

Kaikki ohjeet löytyvät Helmi-intrasta M2-matkahallinnan sivuilta (Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Matkahallintapalvelut)