Palkkahallinnon muistilista esimiehille

14.02.2018 / Palkanlaskenta

Helsingin kaupungin esimiesten tärkeä rooli alkaa jo ennen työntekijän palvelussuhteen alkua ja jatkuu työsuhteen päättymiseen asti. Esimiehen on huomioitava monia asioita ja aikatauluja muun muassa palkanmaksuun liittyen. Talpan palkanlaskenta kokosi yhteen tärkeimmät muistettavat.

Tulostettava versio esimiehen muistilistasta (pdf)

Palkanlaskennan tärkeät päivämäärät v. 2018

Palvelusuhteen alkaessa Talpaan toimitettavat asiapaperit

  • Kun työsopimus/viranhoitomääräys tehdään sähköisessä palvelukseenotto -ohjelmassa, palkkasihteeri siirtää valmiin sopimuksen palkanlaskentajärjestelmään. Mikäli työsopimus/viranhoitomääräys tehdään lomakepäätöksenä, kopio lähetetään palkkahallintoon kullekin toimialalle nimettyyn sähköpostiosoitteeseen.
  • Lisäksi palkkahallintoon toimitetaan perustietoilmoitus, verokortti ja jäljennökset työ- ja tutkintotodistuksista. Työtodistuksissa tulee olla esimiehen hyväksymismerkintä ja päivämäärä, mikäli hän katsoo todistuksen oikeuttavan työkokemuslisään.
  • Tarvittaessa palkkahallintoon toimitetaan ayj-valtakirja, työhönosoitus työllisyysvaroin palkatuista, kopio oppisopimuspäätöksestä, huumetestin näyttöilmoitus ja kopio työhöntulolausunnosta.

Palvelussuhteen aikana huomioitavat asiat

  • Poissaolot ja vuosilomat haetaan ja päätetään pääsääntöisesti HR-työpöydän kautta.
  • Kun päättäjä/esimies on tarkastanut sairauslomahakemuksen oikeellisuuden ja hyväksynyt hakemuksen, alkuperäiset lääkärintodistukset lähetetään suljetussa kirjekuoressa palkkahallintoon.
  • Pitkien sairauslomien kohdalla on muistettava, että sairauslomapäätökset sekä lääkärintodistukset on toimitettava palkkahallintoon mahdollisimman pian. Kelan päivärahojen hakuaika on kaksi (2) kuukautta lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä lukien.
  • Kun työntekijä/viranhaltija hakee tilapäistä hoitovapaata lapsen hoidon järjestämistä varten, lapsen lääkärintodistusta ei toimiteta palkkahallintoon.
  • Äitiys- ja vanhempainvapaata haetaan työnantajalta kaksi (2) kuukautta ennen vapaan alkamista HR-työpöydän kautta tai lomakkeella, jos HR-työpöytä ei ole käytössä. Kopio raskaustodistuksesta (laskettu synnytysaika) toimitetaan palkkahallintoon. Lisäksi työntekijä tekee itse Kelan äitiys- ja vanhempainvapaahakemuksen.
  • Titania-työvuorolistat siirtyvät sähköisesti palkanlaskentajärjestelmään eli niitä ei lähetetä palkkahallintoon. Vain suorasiirron jälkeen tapahtuneet muutokset ilmoitetaan lähettämällä toteumalistan kopio merkinnällä: ”Tiedot muuttuneet palkkatietojen siirron jälkeen”.
  • Työtapaturmailmoitukset tehdään sähköisesti Työsuojelupakin kautta. Tapaturmaan liittyvät lääkärintodistukset toimitetaan alkuperäisinä palkkahallintoon.

Palvelussuhteen päättyessä huomioitavat asiat

  • Vuosilomat ja virka- ja työvapaat tulee päättää hyvissä ajoin ennen palvelussuhteen päättymistä. Lisäksi tiedot työaikakorvauksista (esim. viimeisin Titania-työvuorolista) tulee toimittaa mahdollisimman pian palkkahallintoon, jotta loppupalkka voidaan maksaa lain edellyttämässä ajassa eli kuukauden kuluessa palvelussuhteen päättymisestä.
  • Palkansaaja voi pyytää verokortin, palkka- ja palvelusaikatodistuksen Talpan palkanlaskennasta.

HR-työpöydän kautta ei voi anoa seuraavia poissaoloja:

  • osittainen hoitovapaa, osa-aikainen sairausloma ja muut (lomakepäätös)
  • osa-aikaiset poissaolot (lomakepäätös)
  • tunteina pidettävät vuosilomat (lomakepäätös)
  • seuraavaan palvelussuhteeseen siirtyvät vuosilomat (lomakepäätös)
  • koulutukset, joihin voidaan osallistua työaikana. Koulutuksiin haetaan Helmen Koulutukset ja tapahtumat -valikon kautta
  • peruutukset (paitsi vuosilomat -lomakeryhmään kuuluvat hakemukset)
  • lääkärien aktiivivapaa (lomakepäätös)