Palkkahallinnon muistilista Kaskon esihenkilöille

30.09.2020 / Talpa tiedottaa Kaskolle

Helsingin kaupungin esihenkilöiden tärkeä rooli alkaa jo ennen työntekijän palvelussuhteen alkua ja jatkuu työsuhteen päättymiseen asti. Esihenkilön on huomioitava monia asioita ja aikatauluja muun muassa palkanmaksuun liittyen. Talpan palkanlaskenta kokosi yhteen tärkeimmät muistettavat.

Palkkahallintoon toimitettavat asiapaperit palvelusuhteen alkaessa

  • Kun työsopimus/viranhoitomääräys tehdään sähköisessä palvelukseenotto -ohjelmassa, palkkasihteeri siirtää valmiin sopimuksen palkanlaskentajärjestelmään (T-tila= tulostettu ja valmis siirrettäväksi), kun palvelussuhde on alkanut. Työsopimuskopiota ei lähetetä erikseen palkanlaskentaan.
  • Mikäli työsopimus/viranhoitomääräys tehdään lomakepäätöksenä, kopio lähetetään palkkahallintoon kullekin palkkatiimille nimettyyn sähköpostiosoitteeseen. Huom! Sähköpostin aihe-kenttään merkitään lähettävän yksikön nimi.
  • Jos palkkakustannukset halutaan kohdistettavan esim. projektinumerolle, poikkeava tiliöinti merkitään työsopimuksen/viranhoitomääräyksen lisätiedot-kenttään.
  • Lisäksi palkkahallintoon toimitetaan perustietoilmoitus, verokortti ja jäljennökset työ- ja tutkintotodistuksista. Pankkitilinumero tulee merkitä perustietoilmoitukseen selkeästi ja oikean pituisena.
  • Työtodistuksissa tulee olla esihenkilön hyväksymismerkintä ja päivämäärä, mikäli hän katsoo todistuksen oikeuttavan vuosisidonnaiseen osaan/työkokemuslisään.
  • Tarvittaessa palkkahallintoon toimitetaan ayj-valtakirja, työhönosoitus työllisyysvaroin palkatuista, kopio oppisopimuspäätöksestä, huumetestin näyttöilmoitus ja kopio työhöntulolausunnosta.

Palvelussuhteen aikana huomioitavia asioita

  • Poissaolot ja vuosilomat haetaan ja päätetään pääsääntöisesti HR-työpöydän kautta tai lomakepäätöksellä. Päätös tulee olla hyväksyttynä/ toimittaa palkkahallintoon hyvissä ajoin ennen poissaolon alkamista.
  • Kun päättäjä/esihenkilö on tarkastanut sairauslomahakemuksen oikeellisuuden ja hyväksynyt hakemuksen, alkuperäiset lääkärintodistukset lähetetään suljetussa kirjekuoressa tai suojatulla sähköpostilla palkkahallintoon.
  • Pitkien sairauslomien kohdalla on muistettava, että sairauslomapäätökset sekä lääkärintodistukset on toimitettava palkkahallintoon mahdollisimman pian. Kelan päivärahojen hakuaika on kaksi (2) kuukautta lääkärintodistuksen allekirjoituspäivämäärästä lukien.
  • Kun työntekijä/viranhaltija hakee tilapäistä hoitovapaata lapsen hoidon järjestämistä varten, lapsen lääkärintodistusta ei toimiteta palkkahallintoon.
  • Äitiys- ja vanhempainvapaata haetaan työnantajalta kaksi (2) kuukautta ennen vapaan alkamista HR-työpöydän kautta tai lomakkeella, jos HR-työpöytä ei ole käytössä. Kopio raskaustodistuksesta (laskettu synnytysaika) toimitetaan palkkahallintoon. Lisäksi työntekijä tekee itse Kelan äitiys- ja vanhempainvapaahakemuksen.
  • Työaikakorvaukset siirtyvät palkanlaskentajärjestelmään pääsääntöisesti liittymien kautta. Esim. Titania-työaikakorvaukset siirtyvät sähköisesti palkanlaskentajärjestelmään eli niitä ei lähetetä palkkahallintoon. Vain suorasiirron jälkeen tapahtuneet muutokset ilmoitetaan lähettämällä toteumalistan kopio merkinnällä: ”Tiedot muuttuneet palkkatietojen siirron jälkeen”.
  • Työtapaturmailmoitukset tehdään sähköisesti Työsuojelupakin kautta 10 päivän kuluessa työtapaturman sattumisesta. Tapaturmaan liittyvät lääkärintodistukset toimitetaan alkuperäisinä palkkahallintoon.

Palvelussuhteen päättyessä huomioitavat asiat

Vuosilomat ja virka- ja työvapaat tulee päättää hyvissä ajoin ennen palvelussuhteen päättymistä. Lisäksi tiedot työaikakorvauksista (esim. viimeisin Titania-työvuorolista) tulee toimittaa mahdollisimman pian palkkahallintoon, jotta loppupalkka voidaan maksaa lain edellyttämässä ajassa eli kuukauden kuluessa palvelussuhteen päättymisestä.

Palkansaaja voi pyytää verokortin, palkka- ja palvelusaikatodistuksen Talpan palkanlaskennasta.


HR-työpöydän kautta ei voi anoa seuraavia poissaoloja:

  • osittainen hoitovapaa, osa-aikainen sairausloma ja muut (lomakepäätös)
  • osa-aikaiset poissaolot (lomakepäätös)
  • tunteina pidettävät vuosilomat (lomakepäätös)
  • seuraavaan palvelussuhteeseen siirtyvät vuosilomat (lomakepäätös)
  • koulutukset, joihin voidaan osallistua työaikana. Koulutuksiin haetaan Helmen Koulutukset ja tapahtumat -valikon kautta
  • peruutukset (paitsi vuosilomat -lomakeryhmään kuuluvat hakemukset)
  • lääkärien aktiivivapaa (lomakepäätös)