Ystävällisin terveisin, Aina-Ilona

21.03.2019 / Ohjelmistorobotiikka Talpa

Ohjelmistorobotti Aina-Ilona toimii Talpassa jo 21 erilaisessa työtehtävässä. Osa tehtävistä koskee puhtaasti Talpan sisäisiä prosesseja, mutta monet tehtävät näkyvät tavalla tai toisella myös Talpan asiakkaiden suuntaan.

Ostolaskuprosessissa robotti on työskennellyt jo vuoden 2017 alusta käynnistyneestä pilotista alkaen. Aivan ensimmäisten tehtäviensä joukossa robotti aloitti muun muassa muistuttamaan BIP-käyttäjiä kauden vaihteessa kierrossa olevista laskuista. Tätä kierron valvonnaksi kutsuttua tehtävää ei ole ihmisvoimin ainakaan järjestelmällisesti koskaan tehty eli kyseinen automatisointi parantaa ennen kaikkea prosessin laatua. Toki ostolaskujen kirjautuminen oikealle kaudelle vähentää jaksotusten tekemisen tarvetta ja siten välillisesti myös manuaalisen työn määrää.

Katso tästä Aina-Ilonan urapolku Talpassa

Aina-Ilona osaa paitsi lähettää, myös vastaanottaa sähköposteja. Sille voi lähettää esimerkiksi BIP-järjestelmän (ostoreskontran) kautta maksettavia maksuosoituslomakkeita. Robotille asianmukaisesti toimitettujen lomakkeiden käsittely tapahtuu Talpassa parhaassa tapauksessa täysin automaattisesti. Aina-Ilona vie maksuosoituksen perustiedot, kuvan, tiliöinnin ja mahdolliset liitteet BIP-järjestelmään ja toimittaa laskun tarkastuskiertoon maksuosoituksen laatijalle. On tärkeää muistaa, että Aina-Ilonalle voi toimittaa yhdellä sähköpostilla vain yhden maksuosoituslomakkeen, joka tulee olla Excel-tiedostomuodossa. Mahdolliset liitteet maksuosoitukselle tulee toimittaa samassa viestissä. Liitteiden tulee olla PDF-muodossa.

Ostoreskontran kautta maksettavien maksuosoitusten käsittely nopeutuu

Vuoden 2019 puolella Aina-Ilona on aloittanut suorittamaan ns. asiakaslaajennuksia, joissa se ”laajentaa” Helmi-intrassa täytetyn verkkolomakkeen perusteella SAP-järjestelmästä jo valmiiksi löytyvän asiakkaan toisen toimialan tai liikelaitoksen käyttöön. Auttaa Aina-Ilona nykyisin myös kuntalaisille viestimisessä; se liittää Sosiaali- ja terveystoimialan asiakaslaskuille infokirjeen maksukatosta, kun maksukatto on Helsingin Sote-laskujen osalta saavutettu.

Maksukatosta kerrotaan lisää Soten www-sivuilla

Aivan viimeisimpänä tehtävänään robotti riensi työmatkasetelihakemuksia käsittelevän tiimin avuksi. Se tekee automaattisen tarkastuksen suurelle osalle työmatkaetuushakemuksista ja toimittaa jokaiselle hakijalle tiedon hakemuksen tarkastuksen tai käsittelyn edistymisestä.

Haitko työmatkaseteleitä? Hakemuksesi voi päätyä robotille