Uusi muistiotositelomake tehostaa muistioiden tallennusta

16.12.2019 / Tilinpäätös

Helsingin kaupungin kirjanpidonmuistioiden tallennukseen on otettu käyttöön uusi Excel-muistiolomake. Lomake ohjeineen löytyy Helmi-intrasta. Muistiontallennusprosessiin automaation lisääminen vaatii uuden muistiolomakkeen käyttöä. Tavoitteena on tehostaa prosessia SAP-järjestelmän ominaisuuksia ja robotiikkaa hyödyntämällä.

Jotta järjestelmästä ja robotiikasta saadaan paras mahdollinen hyöty, on tärkeää käyttää uutta Excel-muistiolomaketta. SAP osaa lukea ja robotti Aina-Ilona käsitellä vain tietyn muotoista Exceliä. Excel-pohjaan ei saa lisätä tai poistaa rivejä ja sarakkeita, tarpeen mukaan niitä voi venyttää. Ainoastaan tiliöintirivejä saa lisätä riviltä 23 alkaen.

SAPiin otettiin joulukuun alussa käyttöön uusi toiminnallisuus, jolla saadaan siirrettyä Excel-muistiolomake suoraan kirjapitoon. Tämä nopeuttaa muistioiden tallentamista huomattavasti. Uudella toiminnallisuudella on vajaassa kahdessa viikossa tallennettu jo 35 % kaikista muistioista. Seuraava askel on robotti Aina-Ilonan hyödyntäminen prosessissa. Aina-Ilona on tallentanut joitakin muistioita tuotannossa ja viikolla 51 käyttöä laajennetaan. Muistion tallennuksen lisäksi Aina-Ilona lisää muistioille liitteet ja lähettää sähköpostilla asiakkaalle tiedon syntyneestä kirjanpidontositteesta. Ainakin alkuun Aina-Ilona tallentaa muistioita neljä kertaa arkipäivisin.

Helsingin kaupungin SAP-järjestelmään tallennettiin vuonna 2018 yli 17 500 kirjanpidon muistiota, jos osa tästä työstä saadaan automatisoitua, on kyseessä iso hyöty ja työajan säästö. Tekninen tallennustyö vähenee ja aikaa jää enemmän kirjanpidon oikeellisuuden tarkistamiseen. Tästä syntyy merkittävää hyötyä muistiontallennusprosessin osalta koko kaupunkia ajatellen.

Uuden Excel-muistiopohjan ja ohjeen löydät Helmi-intrasta Talpan kirjanpidon ohjeista ja lomakkeista

Saila Turkka

Piirros: Kaisa Penttilä, Animaatiokopla