Myös me valmistaudumme Apottiin

26.10.2020 / Talpa tiedottaa Sotelle Tietojärjestelmä

Talpa valmistautuu Apotti-järjestelmän käyttöönottoon oman projektin avulla. Apotin käyttöönotto näkyy Talpan kaikissa ydinprosesseissa: kirjanpidossa, laskutuksessa, maksuliikenteessä, ostolaskuprosessissa, palkkahallinnossa ja asiakaspalvelussa. Luonnollisesti uusi järjestelmä vaikuttaa myös Talpan järjestelmävastaavien työhön.

Apotti ja taloushallinnon prosessit -projektin tavoitteena on varmistaa, että Apotti-järjestelmän tuottama tieto saadaan oikea-aikaisesti ja oikean sisältöisenä talous- ja palkkahallinnon tietojärjestelmiin ja päinvastoin. Tietojen siirron tulee tapahtua digitaalisesti.

Olemme osittaneet projektimme kuudeksi tehtäväkokonaisuudeksi eli tuotteeksi.

Apotti ja taloushallinnon prosessit -projektin aikana selvitetään myös Sote-toimialan tuleva tarve ns. erillispalveluille. Erillispalveluita ovat esimerkiksi maksukattolaskelman laatiminen ja todistuksen lähettäminen asiakkaalle, Kela-korvattavien taksimatkojen laskuttaminen ja vakuutusyhtiölaskutuksen hoitaminen. Mahdollisesti löydämme myös tarvetta uudenlaisille Talpan tuottamille erillispalveluille.

Projektin aikana suunnitellaan, toteutetaan, testataan ja otetaan käyttöön seuraavat Apotti-järjestelmän liittymät:

- 3 liittymää laskutusaineistoa varten Apotti – SAP
- liittymä maksuliikenneaineistolle Apotti – Nomentia Banking
- liittymä kirjanpitoaineistolle Apotti - SAP
- liittymä tilauksina käsiteltäville maksusitoumuksille Apotti – SAP
- liittymä maksusitoumukseen perustuvien ostolaskujen maksuista SAP – Apotti (paluusanoma)
- liittymä palkkioaineistoja varten Apotti – uusi palkanlaskentajärjestelmä

Tavoitteena toiminnan häiriötön jatkuminen

Koska Soten aineistomäärät ovat kaikkien liittymien osalta suuria, tavoitteenamme on, että Apotin käyttöönotto ei aiheuta lainkaan katkoa Talpan palvelutuotantoon. On oletettavaa, että esimerkiksi ennaltaehkäisevää toimeentulotukea tarvitseva asiakas ei ole valmis odottamaan avustustaan liittymäongelmien vuoksi, vaan edellyttää rahan liikkuvan nykyiseen tapaan.

Esimerkkejä suurista aineistomääristä ovat muun muassa

- yli 600 000 asiakaslaskua vuodessa (keskiarvo 2500 laskua /työpäivä)
- noin 60 000 maksusitoumusta, jotka tulee sisään lukea ostoreskontraan (k-a 250/työpäivä)
- noin 35 000 kirjanpitoon siirrettävää tositetta (noin 3000 tositetta /kk)

Jotta liittymät Apotti-järjestelmän ja taloushallinnon tietojärjestelmien välillä saadaan tuotantokäyttöön ilman häiriöitä, testaukseen tulee varata runsaasti aikaa. Me talpalaiset olemme jo toteuttaneet tarvittavat muutokset taloushallinnon tietojärjestelmiin ja odotamme malttamattomana testausten aloitusta - ensin aineistotestauksena ja myöhemmin varsinaisena liittymätestauksena.

Tavoitteena manuaalisten työvaiheiden minimointi

Palvelun häiriöttömän jatkumisen ohella tavoitteemme on tietysti manuaalisten työvaiheiden minimointi. Vantaalla jouduttiin ottamaan askel ajassa taaksepäin, kun taloushallinnon työtehtävissä manuaalinen työ lisääntyi.

Yhdessä Soten kanssa me haluamme estää vastaavan kehityksen Helsingissä ja olemme mielestämme jo onnistuneetkin siinä: Apotti-järjestelmä tulee tuottamaan vaatimuksemme mukaisesti valmista maksuliikenneaineistoa ja sosiaalihuollon maksusitoumukset tullaan käsittelemään ostoreskontrassa tilauksina. Edellä mainitut muutokset on jo Apotti Oy:ssä hyväksytty ja järjestelmää kehitetään niiden mukaisesti. – Näistä hyötyy halutessaan myös Vantaa.

Prosessit uudistuvat Apotin myötä

Meillä on osaava ja innostunut projektiryhmä, joka haluaa onnistua tehtävässään. Tarvitsemme työssämme kuitenkin talpalaisten ja etenkin sotelaisten apua. Erityisesti Apotin myötä muuttuvien prosessien hahmottaminen on koettu haastavaksi.

Tällä hetkellä etsimme vastauksia muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

- Millainen on reklamaatioihin liittyvä hyvityslaskun laatimisen prosessi ja vastuunjako siinä? Mahdollistaako Apotti massahyvitykset? Miten hyvitetään veloituslaskut, jotka muodostettu Pegasoksessa, Lifecaressa tai ATJ:ssa?
- Mitä taloushallintoon liittyviä prosesseja lastensuojelussa on, miten ne hoidetaan Apotti-järjestelmässä ja millainen tulee olemaan työnjako niissä?
- Mitä kirjauksia Apotin kirjanpitoliittymällä syntyy? Millainen on jatkossa esim välitystiliasiakkaan ostolaskun maksamisen prosessi, joka nykyisin hoidetaan ATJ:ssa?
- Mitä tehtäviä tuleville 14 Apotti-käyttäjälle Talpassa määritellään?

Toistaiseksi olemme kokeneet Apotti-järjestelmää koskevan tiedon saamisen melko haasteelliseksi. Esimerkiksi järjestelmän määrittelydokumenteista olisi apua, kun yritämme hahmottaa tulevia muutoksia. Olemme kuitenkin päässeet mukaan toiminnalle suunnattuihin työpajoihin, siitä kiitos Soten hanketoimistolle. Toivottavasti lähiaikoina saamme oikeudet myös demopankkiin ja koulutusaineistoihin - kenties myös Apotti Oy:n dokumentinhallintaankin.

Meillä on toive, että otatte yhteyttä projektiryhmäämme aina, kun kyse on talous- ja palkkahallintoa sivuavista Apottiin liittyvistä asioista.

Elina Tirkkonen

Lue lisää aiheeseen liittyvää:

Talous- ja palkkahallinnon asiakaspalvelu vuodenvaihteessa

22.12.2020 / Asiakaspalvelu

Mitä mieltä olet Talpan palveluista? Vastaa asiakastyytyväisyyskyselyyn ja vaikuta!

09.09.2020 / Asiakaspalvelu

Talpa palvelee poikkeustilanteessakin

06.05.2020 / Asiakaspalvelu Talpa